Artikelenreeks om eigen meesterschap te ontwikkelen in Verbindende Communicatie
Auteur Anja Nekeman – VINE Instituut voor Verbindende Communicatie | leestijd 5 minuten
Grensoverschrijdend gedrag, toxische werkomgeving, veiligheid in teams, allemaal woorden die te maken hebben met een veilige werkomgeving en is actueler dan ooit. Verbindende Communicatie biedt belangrijke vaardigheden die het verschil kunnen maken tussen een onveilige en veilige werkomgeving. In dit artikel wil ik vooral ingaan op aspecten van Geweldloze | Verbindende Communicatie die bijdragen aan veiligheid in teams en impact hebben op de sfeer en organisatiecultuur.
Met psychologische veiligheid, wordt bedoeld: ‘het vertrouwen om interpersoonlijke risico’s te nemen en dat het gewaardeerd wordt als je met ideeën, vragen, zorgen of fouten komt’ (prof. Amy Edmonson).
Een plek waar kritiek wordt geuit is natuurlijk niet meteen een onveilige werkplek. Het uiten van kritiek op je werk is heel normaal, het gaat met name om de manier waarop feedback wordt gegeven en ontvangen. Waardeert jouw manager het als je feedback geeft? En ontvang jij eerlijke feedback, of wordt jouw werk overmatig bekritiseerd?
Jouw gevoel van psychologische veiligheid wordt beïnvloed door interne en externe factoren. Hoe reageer jij op anderen? En hoe reageren anderen op jou? Uiteindelijk gaat het natuurlijk om de wisselwerking tussen die twee. Psychologische veiligheid gaat dan ook over de subtiele interactie tussen mensen.
Dit zien we ook terug in de vraagstukken waarmee organisaties ons benaderen voor ons specialisme. Verbindende Communicatie is hierin niet het doel op zich. Het gaat erom doelgericht de specifieke interpersoonlijke vaardigheden en interventies aan te reiken die bijdragen aan de oplossing. Dit noemen we: effectief trainen vanuit de principes van Geweldloze Communicatie.
- De koffiemachine is de plek waar teamleden zich uitspreken terwijl ze stil zijn in vergaderingen?
- In de onderstroom spelen spanningen en hier wordt niet over gesproken? En je weet niet hoe hiermee om te gaan?
- Er worden cynische grapjes gemaakt over een nieuwe collega?
Psychologische onveiligheid leidt tot stagnatie van de ontwikkeling en prestaties. Verbindende Communicatie in deze context is als een stuwende kracht voor veiligheidsversterkend gedrag. Dit leidt naar een positieve verandering in hoe mensen met elkaar omgaan en de dynamiek van het team, waardoor een cultuur van samenwerking en wederzijds begrip wordt versterkt.
Hoe meer veiligheidsversterkend gedrag je stelt en voorleeft, hoe meer dit bijdraagt aan verbinding en onderling vertrouwen. Dit kan je doen door gedrag wat bijdraagt aan veiligheid te integreren, en gedrag wat niet bijdraagt achterwege te laten. Het team zal transformeren als het veiligheid gevende gedrag vaker voorkomt dan het veiligheid vretende gedrag.
Dit is precies de kern waar Verbindende Communicatie aan bijdraagt en praktische communicatievaardigheden voor aanreikt.
Het cultiveren van een omgeving van openheid en begrip is essentieel voor effectieve samenwerking en het welzijn van iedereen. Meer dan eens hebben we niet de vaardigheden die dit ondersteunen waardoor spanningen en meningsverschillen niet worden uitgesproken. En als je het wel doet, komt het over als verwijt en schrikt de ander er zo van dat er nog meer gesprekken nodig zijn om weer constructief te kunnen samenwerken.
“Als er onderlinge verbinding, openheid en vertrouwen is en het team is hecht, kunnen mensen bij elkaar terecht en dragen ze elkaar, ook in lastige periodes.”
Dit is wat we meer dan eens zien gebeuren in de communicatie. Als een boodschap verwijtend wordt gebracht, lokt dat een tegenreactie uit. Voor je het weet ben je in een pingpong discussie beland waar men bezig is zijn standpunt te verdedigen en/of zijn eigen gelijk te halen. Oordelen en verwijten gaan over en weer, de situatie stagneert en je komt geen stap verder.
Iedere verandering begint bij bewustwording van je eigen communicatie en gedrag. Ik bedoel verbaal en non-verbaal, en de verantwoordelijkheid die je neemt voor je gedrag in de interactie met jezelf en anderen. Dit gaat zowel over persoonlijk leiderschap als over jezelf als leider en verbindend leiderschap. Dit heeft twee kanten van dezelfde medaille, aan de ene kant wil je de vrijheid voelen om je mening te uiten in de groep. Deze veiligheid komt tot stand door de interactie tussen mensen. Als je je niet vrij voelt om jezelf te zijn en bang bent om fouten te maken en deze toe te geven, wordt dit interpersoonlijke angst genoemd. De andere kant is dat je wil bijdragen aan het belang van het team, wat een essentieel onderdeel is van het kunnen co-creëren van een psychologisch veilige omgeving. Dit kan spanning geven en ten koste gaan van ideeën delen en vragen stellen.
“De noodzaak om het patroon te doorbreken neemt toe als de pijn of het ongemak van de situatie te groot wordt. Of dat de consequenties duidelijk zichtbaar worden”.
In je rol als leider van een groep ben je zichtbaar en heb je meer invloed op de cultuur. Jouw uitdaging is om een veilige context te creëren waar de kracht van de groep tot uiting kan komen. De invloed zit in kleine momenten hoe je elke dag opnieuw omgaat met je teamleden en het team als geheel, wees een veilige plek. Hiermee bedoel ik dat elk teamlid ervaart dat ze bij je terechtkunnen en bereid bent om:
- te proberen de ander te begrijpen
- te beschermen, omdat iemand een ander geluid laat horen en in de minderheid is
- in te grijpen bij gedrag dat vreet aan de veiligheid
- voor een bepaald principe te gaan staan wat dienend is voor de veiligheid in het team
Een voorbeeld: Als je de persoon bent die praat over anderen of als je oordelend bent over teamleden installeer je hiermee de norm. Als je hier anderen die roddelen of oordelen over teamleden op aanspreekt, draag je bij aan de norm: in dit team word je verantwoordelijk gehouden voor veiligheid vretend gedrag. Als je tijdens vergaderingen echt naar iemand luistert en checkvragen stelt of je het juist gehoord en begrepen hebt, draag je bij aan de norm: in dit team vinden we goed luisteren en elkaar begrijpen belangrijk…
“Het is belangrijk dat leidinggeven hun medewerkers actief uitnodigen hun mening te geven…”
Hoe minder veiligheid hoe meer houvast mensen zoeken bij de (informele) leider. Uit onderzoek blijkt dat een leidinggevende die de verwachting schept dat er ook daadwerkelijk wat met de ideeën gebeurt en dit niet waarmaakt, een van de redenen is dat een deel van de leidinggevenden het gesprek dan maar uit de weg gaat. Een andere reden is dat leidinggevenden die vooral worden gestuurd op korte termijndoelen minder geneigd zijn een omgeving te creëren waarin mensen zich uitspreken. Korte termijn succes halen lijkt in de status quo je beste vriend. Er is dan het idee dat veranderingen die medewerkers voorstellen de korte termijn doelen behalen in gevaar brengen. Ook hier is de reflex van leidinggevenden om werknemers dan maar niet te vragen zich uit te spreken.
“Creativiteit en innovatie zijn gebaat bij mensen die hun ideeën naar voren durven brengen, zonder de angst dat ze dom of naïef worden gevonden. Net zoals het belangrijk is dat mensen die risico’s signaleren binnen een organisatie, niet het verwijt krijgen dat ze negatief of niet oplossingsgericht zijn. Zowel creativiteit als het signaleren van risico’s vraagt dat medewerkers zich durven uitspreken”.
- Denk eens terug aan een werksituatie waarin jouw ideeën niet werden gewaardeerd of misschien zelfs onnodig werden bekritiseerd. Hoe voelde je je toen? Hoe beïnvloedde dat je werk?
- Bedenk eens voor jezelf, welk gedrag toont iemand waardoor jij veiligheid ervaart? Bijvoorbeeld dat iemand naar je luistert in plaats van meteen reageert, dat ieders inbreng gehoord wordt en dat je jezelf kan uitspreken zonder angst? Dat waardering wordt uitgesproken en feedback gegeven zonder oordeel en verwijt? Kortom, dat je mensen kan vertrouwen en verbinding ervaart?
- En bedenk nu eens, welk gedrag toon jezelf wat bijdraagt aan veiligheid in je team?
Teamtypes, naar Edmondson (2008)
Het is de start van een teamvergadering, koffie erbij en er is een ontspannen sfeer. Er ontstaat een stevige discussie over een besluit, het gaat er pittig aan toe en niet aanvallend. De extraverte teamleden nemen als eerste het woord en stillere collega’s wordt gevraagd of ze iets willen inbrengen. Bij weerstand wordt er doorgevraagd en dit brengt verdieping of een nieuwe richting. Ieders inbreng is belangrijk! Het komt tot een sterk voorstel en het besluit wordt genomen waar iedereen kan zich in kan vinden.
Dit team ervaart dat er open en effectief wordt samengewerkt, de team- en organisatiedoelen worden behaald. We kunnen wel stellen dat hier de 4-V’s geborgd zijn; de vier basisprincipes om van een team ‘één en één is drie’ te kunnen maken.
✓ Vertrouwen ✓ Veiligheid ✓ Verbinding ✓ Verantwoordelijkheid
Helaas gaat het niet altijd zo, zelfs in de meest effectief samenwerkende teams zijn er periodes die niet lekker lopen, een logisch gevolg van verschillende individuen met verschillende behoeften en meningen in de groep. Wat kun je dan doen om opnieuw tot een constructieve samenwerking te komen, welke acties neem je om vertrouwen, veiligheid en verbinding weer te herstellen?
Zorg dat je een veilige plek bent, door in te zetten op 3 B’s: begrijpen, beschermen, begrenzen en verantwoordelijkheid.
Pijler 1
Begrijpen gaat over luisteren en empathie, dit is het proces empathisch luisteren en empathische lussen kunnen maken in een dialoog. Begrijpen in Verbindende Communicatie is meer iets dat ik doe dan iets dat ik uitspreek. In mijn beleving leiden de woorden ‘ik begrijp je’ lang niet altijd tot begrip en verbinding. Het is een uitdaging om de ervaring van iemand anders echt te begrijpen en vraagt de vaardigheid van inlevingsvermogen en luisteren ‘achter’ de woorden die iemand uitspreekt naar onderliggende drijfveren en behoeften. Je springt als het ware op de ‘surfplank’ van de spreker en surft mee met wat er daar leeft op dat moment. Dit vraagt een ander focus. Luisteren bestaat voor ca. 95% uit stilte en je focus van aandacht is gericht op de spreker. Een knikje met je hoofd…, lichaamstaal die aangeeft dat je de ander wil horen en begrijpen. Voorzichtig empathisch gissen naar de onderliggende behoefte of het gevoel wat je mogelijk bespeurt bij de spreker. Empathie is heel krachtig als het gaat over begrijpen, vaak gaat het om gehoord worden, erkenning en begrip. Dit heeft als effect dat emoties tot rust komen er openheid ontstaat en meningsverschillen constructief opgelost kunnen worden. Het is ‘de olie in de dialoog’.
Pijler 2
Bij beschermen, gaat vooral over inclusiviteit, de stem van de minderheid actief uitnodigen en checken. Ruggensteun geven aan teamleden die in vergaderingen een afwijkend perspectief inbrengen en waarderen omdat dit de besluitvorming verrijkt. Het beschermen van bepaalde waarden, principes en processen die mede zorgen voor veiligheid vallen hier ook onder. In Verbindende Communicatie gaat dit over waardering uitspreken en verbindende feedback geven. De andere kant van beschermen kan zijn dat als er vaker gekozen wordt voor één teamlid er weerstand ontstaat, zeker als het gedrag is waar andere teamleden last van hebben. Dit vraagt om irritaties bespreekbaar te maken op een verbindende manier zonder schuld en verwijten, dat het teamlid weer een plek krijgt in het team en de teamverbinding wordt hersteld. Hoe je je invloed en macht inzet vanuit je eigen rol, speelt mee als het gaat over bepaalde waarden, principes en processen beschermen.
Pijler 3
Begrenzen betekent dat je gedrag wat ‘vreet’ aan de veiligheid afgrenst als teamleden nog niet in staat zijn om op een verbindende manier elkaar aan te spreken. Bijvoorbeeld, in vergaderingen elkaar constant onderbreken, verwijtende toon en ja-nee discussies, niet luisteren en dwarsliggen. Begrenzen van veiligheid vretend gedrag betekent dat je de norm aangeeft. Begrenzen is een uitdaging omdat je op een andere manier positie inneemt dan je collega’s, dan in de sfeer van begrijpen of beschermen. Het is manoeuvreren in een spanningsveld. Zonder verbinding is er geen ingang, het is zoeken hoe je dit kan doen zonder de relatie en de verbinding te ondermijnen. Als leider kijken mensen vooral naar wat je doet, niet naar wat je zegt. Als je een grens trekt zal dit geruststelling geven omdat anderen ervaren dat je de teamcultuur beschermt en bewaakt. En het veilige kader vasthoudt. Verbindende vaardigheden als jezelf helder uitspreken, weten om te gaan met eigen triggers, grenzen aangeven op een manier waarbij behoeften en gevoelens zijn verwoord en spatheldere verzoeken doen voor effectieve samenwerking.
Pijler 4
Teams eigen verantwoordelijkheid geven en interafhankelijkheid stimuleren van teamleden. Vervlecht de werkzaamheden van teamleden en dat samenwerking belangrijk is voor ieders belang. Gedeelde doelen, belangen en verantwoordelijkheden expliciet en transparant te maken en op persoonlijk- en teamniveau concrete afspraken over de werkwijzen. Dit vraagt om vertrouwen, transparantie en duidelijke doelen, gelijkwaardigheid: van toestemming naar afstemming. Verbindende vaardigheden als breed gedragen besluitvorming, fast consencing (verkort besluitvormingsproces), duidelijke voorstellen en heldere verzoeken doen en positieve feedbackloops op resultaten.
Hieronder geef ik een beknopte opsomming van de effecten van het integreren van Verbindende Communicatie als professional, in je team en de organisatie:
Vertrouwd gedrag
Roddelen, over elkaar praten
Elkaar onderbreken, niet uit laten praten
Denken in oordelen, aannames, interpretaties
Meningsverschillen: verdedigen, aanvallen
Feedback geven vanuit ‘oordelen’
Conflicten, ik heb gelijk, jij hebt gelijk…
Eenzijdige besluitvorming
Veranderd gedrag
Jezelf verbindend uitspreken naar de persoon
Luisteren en elkaar ruimte geven
Open nieuwsgierig, vragen stellen, checken
Empathie en begrip voor elkaars verschillen
Bewuste verbindende feedback vanuit behoeften
Conflicten zien als belangrijke informatiebron
Breed gedragen besluitvorming
Tot slot het integreren van Verbindende Communicatie is als een nieuwe ‘communicatie-routekaart’ die leidt tot hogere psychologische veiligheid, verbeterde samenwerking, sterkere relaties, constructieve conflictoplossing, efficiënte krachtige besluitvorming en een positieve werkcultuur waardoor een hogere productiviteit wordt gerealiseerd. Hoe veilig is jouw organisatie?
Dit artikel is tot stand gekomen vanuit eigen kennis en ervaringen uit onze VINE trainingen, diverse onderzoeken en het boek ‘De teamleider als cultuurmaker’ van collega Sara Leysen.
Intensive voor Professionals
Keywords: Psychologische veiligheid, Geweldloze Communicatie, persoonlijk leiderschap, verbindend leiderschap, empathie, teamontwikkeling, organisatiecultuur, verbinding.
* Headerfoto Hein de Kort
Deel dit artikel:
